Die Formerfordernisse des Nachweisgesetzes führen derzeit zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand in den Personalabteilungen. Nach § 2 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Von der Schriftform zur Textform
Es ist nunmehr beabsichtigt, im Nachweisgesetz künftig den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform zuzulassen, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Ãœbermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Damit wird klargestellt, dass die Ãœbermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes in vollem Umfang genügt. Nur auf Verlangen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG tätig sind, soll die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben. Dies geht aus einer schriftlichen Mitteilung von Bundesjustizminister Buschmann hervor. Diese Erleichterung wird auch – obwohl in dem Schreiben nicht ausdrücklich erwähnt – für Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen gelten. Diese sind dem Arbeitnehmer gemäß § 3 NachwG spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam werden.
Anforderung an die Wahrung der Textform
Das Textformerfordernis ist nach § 126b Satz 1 BGB erfüllt, wenn eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, der die Person des Erklärenden erkennen lässt. Ein dauerhafter Datenträger ist dabei jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Ausreichend wäre z.B. eine E-Mail.
Abgrenzung zu den Formerfordernissen beim Arbeitsvertrag
Zu beachten ist jedoch, dass durch die sehr zu begrüßende Änderung des Nachweisgesetzes die Anforderungen an die Form der Arbeitsverträge nicht abgesenkt werden.
Schriftform bei der Befristungsabrede
Nach § 14 Abs. 4 TzBfG bedarf die Befristung eines Arbeitsvertrages der Schriftform. Die elektronische Form ist zwar nicht ausgeschlossen, in der Praxis aber wenig gebräuchlich.
Häufig wird übersehen, dass dieses Schriftformerfordernis grds. auch für Arbeitsverträge gilt, die Altersgrenzenregelungen enthalten. Entgegen einer in der Praxis weit verbreiteten Auffassung handelt es sich hierbei nicht um unbefristete Arbeitsverträge, auch wenn sie teilweise so bezeichnet werden. Regelungen über die Beendigung von Arbeitsverhältnissen aufgrund von Altersgrenzen unterliegen nach Auffassung des BAG der Befristungskontrolle (BAG v. 25.10.2017 – 7 AZR 632/15).
Dies gilt ausnahmsweise dann nicht, wenn auf das Arbeitsverhältnis Tarifverträge Anwendung finden, die eine Altersbefristung vorsehen. Dies ist der Fall, wenn der Tarifvertrag nach § 3 Abs. 1 TVG unmittelbar gilt, weil sowohl der Arbeitgeber Mitglied des zuständigen Arbeitgeberverbandes als auch der Arbeitnehmer Mitglied der zuständigen Gewerkschaft ist oder der Arbeitgeber selbst den entsprechenden Tarifvertrag mit der Gewerkschaft abgeschlossen hat. Eine solche unmittelbare Tarifbindung kann nach § 5 TVG auch vorliegen, wenn der entsprechende Tarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt worden ist.
Darüber hinaus können die Arbeitsvertragsparteien durch eine Bezugnahmeklausel im Arbeitsvertrag das entsprechende Tarifwerk zum Bestandteil des Arbeitsverhältnisses machen. Erforderlich ist dann allerdings, dass der Tarifvertrag vollständig in Bezug genommen wird und sich die Bezugnahme nicht z.B. auf die tarifliche Regelaltersgrenze beschränkt (BAG v. 23.7.2014 – 7 AZR 771/12, ArbRB 2014, 360 [Windeln]).
Schriftform beim nachvertraglichen Wettbewerbsverbot
Durch die geplante Änderung im Nachweisgesetz wird auch das Schriftformerfordernis für das nachvertragliche Wettbewerbsverbot nicht abgeschafft. Eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die den Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in seiner Tätigkeit beschränkt, bedarf nach § 74 Abs. 1 HGB der Schriftform unter Aushändigung einer vom Arbeitgeber unterzeichneten, die vereinbarten Bestimmungen enthaltenden Urkunde an den Arbeitnehmer.
Weitere Schriftformerfordernisse
Soweit gesetzliche Vorschriften oder kollektiv- oder individualrechtliche Vereinbarungen weitere Schriftformerfordernisse enthalten, gelten auch diese ungeachtet der beabsichtigten Änderung des Nachweisgesetzes fort.
