Ich orientiere mich an dem vom BAG im Urteil vom 19.02.2019 (9 AZR 423/16) genannten Beispiel einer Unterrichtung gleich zu Jahresbeginn. In einer E-Mail an die Mitarbeiter, die hinsichtlich der Anzahl der Urlaubstage für jeden einzelnen Arbeitnehmer anzupassen ist, kann der Arbeitgeber wie folgt formulieren:
Wichtig: Bitte nehmen Sie rechtzeitig Ihren Jahresurlaub!
Liebe/r Frau/Herr […],
zu Beginn des Jahres möchte ich Sie über Ihre Urlaubsansprüche in diesem Kalenderjahr informieren:
Nach den für Sie geltenden Regelungen steht Ihnen in diesem Kalenderjahr ein Urlaubsanspruch in Höhe von […] Arbeitstagen zu (nachfolgend: „Jahresurlaub“).
Aus den Vorjahren haben Sie […] Arbeitstage in dieses Kalenderjahr übertragen (nachfolgend: „Resturlaub“).
Für den Jahres- und den Resturlaub gelten folgende Verfallfristen:
Ihr Jahresurlaub ist im laufenden Kalenderjahr, d.h. bis zum 31.12. dieses Jahres zu nehmen. Soweit Sie den Jahresurlaub nicht innerhalb dieses Zeitraums in Anspruch nehmen, verfällt er gemäß § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG grundsätzlich ersatzlos. Nur wenn dringende betriebliche Gründe (z.B. die Überlastung Ihrer Abteilung) oder in Ihrer Person liegende Gründe (z.B. eine Erkrankung) dies rechtfertigen, können Urlaubsansprüche ausnahmsweise auf das Folgejahr übertragen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG).
Ihr Resturlaub ist gemäß § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG bis zum 31.03. dieses Jahres zu nehmen. Soweit Sie den Resturlaub nicht innerhalb dieses Zeitraums in Anspruch nehmen, verfällt dieser ersatzlos. Eine Verlängerung des Übertragungszeitraums ist nicht möglich.
Namens der Geschäftsführung fordere ich Sie hiermit auf, Ihren Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass Sie ihn innerhalb der vorgenannten Verfallfristen auch tatsächlich in Anspruch nehmen können. Setzen Sie sich dazu bitte möglichst frühzeitig mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten in Verbindung und stimmen Sie mit ihr/ihm Ihre Urlaubsplanung ab. Alle Führungskräfte in unserem Unternehmen sind angewiesen, sich nach Kräften dafür einzusetzen, dass Sie sowohl Ihren Jahresurlaub als auch einen etwaigen Resturlaub vollständig ausschöpfen können. Zögern Sie also nicht, Ihre/Ihren Vorgesetzte/Vorgesetzten auch bei ungewöhnlichen und kurzfristigen Urlaubswünschen anzusprechen.
Wenn Sie sich im Lauf dieses Jahres einmal unsicher sind, wie viele Urlaubstage Ihnen noch zustehen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir teilen Ihnen die aktuelle Anzahl Ihrer Urlaubstage dann kurzfristig mit. Senden Sie uns dazu einfach eine E-Mail (personalabteilung@xyz-gmbh.de) oder nehmen Sie mit uns telefonisch Kontakt auf (0221/123456789).
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht Ihnen unsere Personalabteilung unter den vorstehenden Kontaktdaten jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Marie Mustermann
(Personalleiterin)
Die Musterformulierung ist nicht allgemeingültig. In vielen Unternehmen gelten besondere Urlaubsgrundsätze, die von der gesetzlichen Rechtslage abweichen. Zum Beispiel haben manche Unternehmen eine betriebliche Übung etabliert, nach der Urlaubsansprüche uneingeschränkt auf das Folgejahr übertragen werden und dort zum 31.03. verfallen. Dann ist das Schreiben anzupassen. Andere Unternehmen haben besondere Verfallsregeln in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Im Rundschreiben muss diejenige Rechtslage erläutert werden, die tatsächlich besteht.
