Bekanntlich hat das LAG Baden-Württemberg im Rahmen seiner Entscheidung vom 20.12.2018 (17 Sa 11/18, ArbRB 2019, 134 [Braun]) unter Bezugnahme auf Art. 15 DSGVO einen sehr weitgehenden Auskunftsanspruch über personenbezogene Daten im Beschäftigungsverhältnis ausgeurteilt. In der Praxis ist sodann insbesondere kontrovers diskutiert worden, in welchem Umfang auf dieser Grundlage auch Kopien von E-Mails oder einzelne Notizen herausverlangt werden können. Voraussichtlich im Sommer dieses Jahres wird der 5. Senat des BAG in dem mittlerweile anhängigen Revisionsverfahren für weitere Klarheit sorgen.
Wir hatten daher angekündigt, in Rahmen dieses Blogs auch die Praxis der Aufsichtsbehörden nachzuzeichnen. Detlef Grimm hatte hier bereits im vergangenen Jahr den auch in der Literatur wohl vorherrschenden restriktiven Ansatz des Hessischen Datenbeauftragten nachgezeichnet. Demnach enthält Art. 15 DSGVO im Beschäftigungsverhältnis in der Regel keinen Anspruch auf die Herausgabe einzelner Kopien.
In der vergangenen Woche hat sich nunmehr auch der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg im Rahmen seines Jahresberichts auf S. 26 ff. etwas ausführlicher zu diesem Thema geäußert. Der Bericht ist hier abrufbar. Dort stellt auch der LFDI zunächst fest, dass in der Praxis pauschal gehaltene Auskunftsbegehren insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Gleichwohl stehe dem nicht entgegen, dass man im Grundsatz von einem umfassenden Auskunftsrecht und Recht auf Kopie ausgehen können wird, welches erst nach einer Abwägung der entgegenstehender „Rechte und Freiheiten anderer Personen“, gegebenenfalls durch Schwärzungen, seine Grenzen findet.
Damit dürfte zwar das in Erwägungsgrund 63 S. 7 DSGVO festgeschriebene grundsätzliche Erfordernis einer „Konkretisierung bei großen Datenmengen“ nicht außer Kraft gesetzt sein, den der Bericht ebenfalls ausdrücklich erwähnt. Offen bleibt insoweit aber, welcher Konkretisierungsgrad im Einzelfall erforderlich ist, bis ggf. eine Kopie verlangt werden kann. Hier ist von einem abgegrenztem Zeitraum von mehreren Monaten über einen konkreten Lebenssachverhalt bis zu einem ganz bestimmten Kommunikationsvorgang grundsätzlich Vieles denkbar. Es bleibt zu hoffen, das dabei die eingangs festgestellten „großen Herausforderungen“ auch im Hinblick auf die damit stets verbundene erneute Verarbeitung von Daten Dritter – gleich ob weiterer Mitarbeiter oder Externer – im Weg der Datenminimierung ebenfalls im Blick behalten werden.
